İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

1. AMAÇ

Bu Yönerge ile Ardanuç Kaymakamlığına  5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer kanunlarla verilen görevlerin; Kaymakam veya Kaymakam adına belirli bir iş bölümü halinde yerine getirilmesi ve imza yetkilerinin belirlenmesi, hizmette verimli, hızlı ve doğru bir akışın sağlanması, bürokratik işlemlerin en aza indirilmesi, görev ve sorumluluk duygusunun alt kademelerle paylaşılarak güçlendirilmesi ve daha sağlıklı kararlar alınarak yürütülmesi amacıyla;

1. Kaymakam adına imzaya yetkili görevlileri belirlemek,
2. Verilen yetkileri belirli ilkelere bağlamak,
3. Hizmeti ve iş akışını hızlandırmak,
4. Kırtasiyeciliği asgari düzeye indirmek, hizmette verimlilik ve etkinliği artırmak,
5. Üst düzey yöneticilere zaman kazandırarak, onları işlemlerin ayrıntılarına inmekten kurtarmak, hizmetlerin organizasyonu, planlanması, koordine edilmesi ve denetlenmesine yöneltmek, sorunların çözümünde etkinliklerini arttırmak,
6. Kendilerine yetki devredilenlerin, sorumluluk ve özgüven duygularını güçlendirmek, işlerine daha sıkı ve istekli sarılmalarını özendirmek,
7. Amir ve memurların "Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin" birinci maddesinde belirtilen amaçlara uygun hareket edilmesini sağlamak,
8. Halka ve iş sahiplerine kolaylık sağlamak ve yönetime karşı saygınlığı ve güven duygusunu güçlendirmek, geliştirmek ve yaygınlaştırmaktır.

2. KAPSAM

Bu Yönerge, 5442 sayılı İl İdaresi  Kanunu  ve diğer ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde     Kaymakamlık ve bağlı birimlere ait iş bölümü ile Kaymakamlığa bağlı olarak hizmet yürütmekte  olan tüm daire, müdürlük, kurum ve kuruluşların, yürütecekleri iş ve işlemlerde ve yapacakları resmi yazışmalarda “ Kaymakam adına  ” imza yetkisinin kullanılmasının usul ve esaslarını kapsar.

3. YASAL DAYANAK

1.  5442 sayılı İl İdaresi Kanunu,
2.  657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,
3. 3152 sayılı İçişleri Bakanlığı'nın Teşkilât ve Görevleri hakkında Kanun,
4. 3046 sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun,
5. 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Hakkında Kanun,
6. 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
7. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,
8. Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat Görev ve Çalışma Yönetmeliği,
9. İçişleri Bakanlığının İmza Yetkileri Yönergesi,
10. Artvin Valiliğinin  Aralık 2024  tarihli İmza Yetkileri Yönergesi.

4. TANIMLAR

Bu Yönergede yer alan;

Yönerge : Ardanuç Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesini,

Kaymakamlık : Ardanuç Kaymakamlığını,

Kaymakam : Ardanuç Kaymakamını,

Yazı İşleri Müdürü: Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürünü,

İlçe İdare Şube Başkanı: Bakanlıkların İlçe yönetimi içinde yer alan üst görevlilerini                  (İlçe Müdürlerini),

Birim: Bakanlıkların kuruluş kanunlarına göre İlçe Teşkilatında yer alan kuruluşları ve alt hizmet birimlerini,

Birim Amiri: Bakanlıkların İlçe Teşkilatında görev yapan ve İlçe İdare Şube Başkanının  sorumluluğu altında çalışan yöneticileri,

5. RESMİ YAZILARI İMZAYA YETKİLİLER

1. Kaymakam
2. Yazı İşleri Müdürü
3. Birim Amirleri

6. İLKELER, USULLER VE SORUMLULUKLAR

      а.  İLKELER VE USULLER

1. İmza yetkilerinin sorumlulukla, dengeli, eksiksiz ve doğru olarak kullanılması esastır.
2. Kaymakamlık Makamından alınacak onay ile imza yetkisinin devrinde, ilave ve çıkarmalar yapılabilir.
3. İlçe Kaymakamı tarafından kendilerine yetki devredilenler işbu imza yetkilerini kullanırken yazışmalarda "Kaymakam a." ibaresi kullanırlar.
4. İlçedeki kamu kurum ve kuruluşları arasındaki yazışmalar İlçe İdare Şube Başkanları tarafından yapılır ve "Kaymakam adına" ifadesi kullanılmaz.
5. Kaymakam adına yetki verilmiş makamlarca imzalanacak " Kaymakam a." ibareli yazılar, yalnızca yetkiyi kullanan tarafından imzalanır.
6. İmza yetkisi devrinde, Kaymakam'ın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır,
7. İlçe İdare Şube Başkanları imzaladıkları yazılarda üst makamların bilmesi gereken hususlar hakkında zamanında bilgi vermekle yükümlüdürler.
8. Birden fazla birimi ilgilendiren veya görüş alınmasını gerektiren yazıların paraf  bloğunda, koordine edilen sıralı Birim Amirlerinin tamamının parafı bulunur.
9. Kaymakam tarafından bu Yönerge ile devredilen yetkiler Kaymakamlık Onayı olmadan daha alt kadrolara devredilemez. Tüm yetki devirleri bu Yönerge ile yapılmış olup, ilave yetki devri talepleri aynı usulle yönerge değişikliği şeklinde Makam onayı ile yapılır.
10. Bütün yazışmalar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak yapılır.
11. Gizli konular sadece bilmesi gerekenlere ve bilmesi gerektiği kadarı ile açıklanır.
12. Atama onayları, ilgilinin mevcut görev yeri ve atanacağı yerdeki personel durumunu belirten bilgi notuyla sunulur.
13. İlçe İdare Şube Başkanları personel, bina ve belge güvenliğini sağlamak için gereken tedbirleri alırlar.
14. Bütün Daire Amirleri, kendi konuları ile ilgili olan dilekçeleri doğrudan doğruya kabul etmeye, konuyu incelemeye ve eğer istenen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal durumun açıklanması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler. Kendisine başvurulan daire amirleri konunun incelenmesini ve çözümünü kendi yetkisi dışında görürse, dilekçe Kaymakama sunulacak alınan talimata göre gereği yapılacaktır. Ayrıca dilekçelere yasal süresi içinde cevap verilir.
15. Kaymakama imzalanmak üzere sunulan yazılar, imza makamınca düzeltme yapılması halinde, düzeltmesi yapılan yazı, yeniden yazılan yazının ekine konulur.
16. Tüm yazışmaların ilgili birimlerce hazırlanması  ve ilgili yerlere elektronik yada posta yoluyla gönderilmesi esastır. Kaymakamlıkça birimlere havalesi yapılan yazıların içeriğine göre işlem yapılması, yazının ilgiliye gereği için, Kaymakamlığa da bilgi için gönderilmesi esastır.  Yazıda parafı ve imzası bulunanlar yazının mevzuata ve Türkçe dilbilgisi yazım kurallarına uygunluğunu dikkatlice incelemek durumundadırlar. Bu gerekçelerle Kaymakamlık Makamınca iade edilen her yazının o yazı da parafı veya imzası bulunanlar için olumsuz bir kanaat oluşturduğu unutulmamalıdır. Acil ve gerekli görüldüğü hallerde yazışmalar, yine ilgili birimce en hızlı bir şekilde  yazışma yapılıp sonuçlandırılacaktır.
17. Basında çıkan iddia, ihbar, şikâyet, dilek ve temenniler, ilgili Daire Amirince izlenip, değerlendirilerek Kaymakama iletilir.
18. Daire Amirleri izin ve görev onayı aldıktan sonra, ayrılacağı tarihi ve izin dönüşü başlama tarihini yazılı olarak Kaymakamlık İlçe Yazı İşleri Müdürlüğüne bildirecektir. Hastalık raporu halinde hastalık iznine ayrıldığı vekili tarafından aynı şekilde bildirilecektir.
19. Belediyeler kendi kanunlarında belirtildiği şekilde kamu kurum ve kuruluşları ile doğrudan yazışma yapabileceklerdir. Ancak; Kaymakamlık Makamına hitaben yazılan yazılar bizzat Belediye Başkanı tarafından imzalanacaktır.

1. 1. 2. SORUMLULUKLAR
1. Bu Yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından, kendilerine bağlı birimlerin yazışmalarından ve Yönerge hükümlerine riayet edilip edilmediği hususunda Kaymakama karşı ilgili Daire Amirleri direkt  sorumludur.
2. Kendisine Kaymakamlıkça yetki devredilen personelin Kaymakamlık Makamının itibarını koruma ve artırma ile halkla ilişkiler konusunda azami hassasiyet göstermesi esastır.
3. Birim amirleri, birimlerinde işlem gören ve çıkan yazılar ile ne suretle olursa olsun işlemsiz evrak bırakılmamasından, görüşe sunulması gerekenlerin bekletilmeden gönderilmesinden sorumludurlar.
4. Evrak ve belgelerde paraf ve imzası bulunan her kademedeki memur ve amirler, attıkları paraf ve imzadan müştereken ve müteselsilsen sorumludurlar.
5. Tekit yazıları, yönetimde sağlıksızlığın bir göstergesidir. Tekide meydan verilmemesi için birimlerde, birim amirleri ile birlikte ilgili görevliler ortaklaşa sorumlu tutulacaklardır. Tekide maruz kalınmaması için verilen emir ve talimatların zamanında yerine getirilmesine azami düzeyde özen gösterilecektir.
6. Birim amirleri ilçe içi görevden ayrılmaları halinde Kaymakamlık Sekretaryasına bildirimde bulunacaklardır. Mesai saatleri içinde ilçe dışına çıkış, görev ve geziler Kaymakamın bilgisi dâhilinde yapılacaktır.
7. Kaymakamdan alınan emir ve talimatların gereğinin gidişatı ve sonucu hakkında Kaymakam sormadan makamı bilgilendirmek esastır.
8. Kaymakamca verilen talimatı başkasına iletmek veya devretmek suretiyle talimatın gereğinin yerine getirilmesinde ihmale yol açmamak için, talimatı bizzat alan tarafından yerine getirilmesi esastır. Yerine getirilmemesinde talimatı alan sorumlu tutulacaktır.
9. İmza devrinin hızlı ve verimli bir biçimde hayata geçirilmesini sağlamak için tüm iletişim araçlarından azami şekilde yararlanmak esastır.
10. Kurum amirleri kurumlar tarafından yapılacak olan her türlü etkinlik tatbikat vb. durumlarda                                                            önceden Kaymakamlık Makamından izin alacaklardır.
11. Bu yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasında ve yönergeye göre hareket edilip edilmediğini kontrolden ilgili amirler sorumludur.

7. UYGULAMA ESASLARI

1. 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmeliğe göre yapılacak başvurular, ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca kabul edilir ve cevaplar kurum amiri imzasıyla verilir.
2. Kaymakamlığımıza başvurularda mutat işlemlere ilişkin hizmetlerin akışı ve vatandaşların hangi gerekçe ile olursa olsun hiçbir şekilde bekletilmemesi esastır. Başvurularda tereddüt edilen hususlar Kaymakam tarafından çözülür. Alt birimlere yazılan talimatlarda ve verilen görevlerde süre konması usul haline getirilecektir.
3. Vatandaşlarımızın Kaymakamlık Makamına yaptıkları yazılı başvurulardan; takdire taalluk etmeyen, Kaymakam tarafından görülmesinde bir zaruret bulunmayan, içerik olarak şikâyet ve icrai nitelik taşımayan rutin dilekçe ve müracaatların doğrudan ilgili kuruma Yazı İşleri Müdürünün havale onayı ile yapılması sağlanacaktır.
4. İlçe birimleri, kendilerine doğrudan gelen, Kaymakam imzası taşımayan evrakı kendi takdirlerine göre seçerek, Kaymakama bilgi verecek ve talimatlarını alacaklardır.
5. Yazılı ve görsel basında yer alan şikâyet, yazı, açıklamalar, haber ve programlar ilgili İlçe İdare  Şube Başkanı tarafından herhangi bir emir beklemeksizin doğrudan dikkatle incelenecek ve sonucu en kısa zamanda Kaymakamlık Makamına sunulacak, alınacak talimata göre işlem yapılacaktır.
6. Basına bilgi verme Kaymakam ve İlçe İdare Şube Başkanları tarafından kurumların\ faaliyetleri ile ilgili olarak yorum içermeyen mutat ve teknik bilgileri içeren hususlarda yapılabilecektir. Makamın takdirini ve takibini gerektiren açıklamalar ile ilgili olarak acil hallerde Kaymakamlık Makamı önceden bilgilendirilecektir. Hükümet icraatlarını ve genel uygulama politikalarını içeren açıklamalar ise 657 sayılı Kanunun 15. maddesi gereğince yazılı izin alınarak yapılacaktır.

8. YAZIŞMALARA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR

1. İl ve ilçe kuruluşları arasındaki yazışmalar, bizzat ilgili birimce hazırlanarak makama imzaya sunulduktan sonra postası ilgili birimce ilgili kurum ve/veya kuruluşa gönderilir.
2. Bu Yönerge ile izin verilenler dışında; Yönerge kapsamındaki kuruluşların Bakanlıklar ve Merkez Teşkilatları ile yapılacak her türlü yazışmalar ile İl dâhilindeki kuruluşlarla yapılacak yazışmaların Kaymakam imzası ile yapılması esastır.
3. Yazılar yazıyı oluşturan personelden başlayarak imza aşamasına kadar sıralı yöneticilerce paraf edilir. Varsa ekleri ve evveliyatı ile birlikte imzaya sunulur.
4. Kaymakam adına yürütülen bizzat Kaymakamın katılması gereken kurul ve komisyonlarda alınan kararların, Kaymakamın onayı ile yürürlüğe girmesi esastır.

9. EVRAK HAVALESİ, GELEN VE GİDEN YAZILAR

1. İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü Evrak Şefliği tarafından; “GİZLİ”, "ÇOK GİZLİ” ve “KİŞİYE ÖZEL” yazılar Yazı İşleri Müdürü, yokluğunda ise şef tarafından bizzat Kaymakamlık Makamına arz edildikten sonra, diğer bütün yazılar ise havaleyi takiben kayıt işlemine alınarak ilgili birimlere ulaştırılması sağlanacaktır.
2. Kaymakamlık Makamına gelen bütün yazılar, İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından görüldükten sonra, Kaymakamın görmesi gerekenler takdim ( T ) işareti konularak Kaymakama takdim edilir. Alınan talimata göre hareket edilerek, evrak havalesinden sonra ilgili birime gönderilir ve izlenerek sonucundan bilgi verilir. Vali imzası ile gelen yazılar, gizli, çok gizli ve kişiye özel evraklar Kaymakam tarafından havale edilecektir.
3. Kaymakamlığa kamu kurum ve kuruluşları veya şahıslardan gelen, içeriği itibari ile mülki amirin bilmesi, karar veya emir vermesi ve takip etmesi gereken konulardan olmayan veya bilgi toplamayı içeren konulara ilişkin resmi yazıların ve dilekçelerin ilgili kuruma havalesi İlçe Yazı İşleri Müdürünce yapılacaktır.
4. Kaymakam veya Kaymakamın imza yetkisi vermiş olduğu ilçe idare şube başkanları tarafından imzalanacak tüm yazılarda Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre işlem yapılacaktır.

10. İMZA VE ONAY YETKİLERİ

A.  KAYMAKAM TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

1. Kanun, tüzük, yönetmelik ve yönergelerle mutlaka İlçe Kaymakamı tarafından imzalanması gereken işlem ve konular,
2. 5442 sayılı Kanuna göre yazışmalar İlçe Kaymakamı imzası ile doğrudan Valilik Makamına yazılan yazılar,
3. Valiliğe görüş ve öneri bildiren veya açıklama yapmayı gerektiren yazılar,
4. İlçenin emniyet ve asayişine ilişkin yazılar,
5. Prensip, yetki ve uygulama ile ilgili usulleri ve sorumlulukları değiştiren yazılar,
6. 3091 sayılı Kanun ile ilgili müracaatlarda görevlendirme yazıları ve yine aynı Kanuna göre                                                                                                verilen “Müdahalenin Men’i” ve “Talebin Reddi” kararları ve yazıları, 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun ile ilgili her türlü yazılar,
7. Taltif, tenkit ve ceza maksadı ile yazılan yazılar,
8. Olağanüstü hal ve savaş hazırlıkları ile ilgili yazılar
9. Yıllık Yatırım Planlama ve Koordinasyona ilişkin teklifler ile yatırımların izlenmesi ve   bunlara ilişkin yazışmalar,
10. Kaymakamlık Makamına hitaben gelen şifreli yazılar,
11. Ataması Valiliğe ait personel ile ilgili öneri, görüş ve değerlendirme yazıları,
12. Mülkiye Müfettişleri tarafından düzenlenen Teftiş Raporlarına verilecek cevaplar,
13. Daire Müdürleri hakkında şikâyet ve incelemelerin sonucunda gönderilecek yazılar,
14. Üst Makamlardan herhangi bir konunun incelenmesi veya soruşturulması için Müfettiş istemi ile ilgili yazılar,
15. Valiliklere ve İlçe Kaymakamlıklarına yazılan yazılar veya bu makamlardan gelen yazıların havalesi,
16. Diğer İllerden Vali imzası ile gelen yazılara verilecek cevaplar,
17. Jandarma ve Emniyet teşkilatı aracılığı ile tebligat yapılması ile ilgili yazılı talimatlar,
18. Kaymakamlık adına yazılı ve görsel basına yapılacak açıklama metinleri,
19. Afet ve Acil Durum Merkezi ile ilgili yazılar,
20. Hazine Avukatlığı yetkileri saklı kalmak üzere, Kaymakamlık adına yargı mercileri (adli-idari)    nezdinde açılacak davalara ilişkin dilekçeler ile dava dilekçelerine verilen cevapları ihtiva eden yazılar, savunma yazıları,
21. Valilik, Kaymakamlık, Garnizon Komutanlığı, Büyükşehir Belediye Başkanlığı, Cumhuriyet      Başsavcılığı ve Üniversite ile yapılan tüm yazışmalar,
22. “Gizli”, "Çok Gizli" ve "Kişiye Özel" kayıtlı ve isme gelmiş yazılara verilecek cevap yazıları,
23. Haber alma, genel güvenlik ve milli güvenlik ile ilgili konulardaki yazılar,
24. Önemli toplantılar ile ilgili yazılar,
25. 5442 sayılı Kanunun 31. maddesinin (F) fıkrası uyarınca İlçede teşkilatı veya görevli memuru bulunmayan kamu hizmetlerinin yürütülmesi için görevli daireyi belirtme yazıları,
26. Devletin hüküm ve tasarrufunda ya da hazinenin mülkiyetinde bulunan taşınmazların özellik arz eden bir amaca tahsisi ile ilgili yazılar,
27. Kaymakamlıkça yayımlanan genel talimatlar ve emirler,
28. Belediyelerden ve Dairelerden gelen önemli tekliflere verilecek cevap yazıları,
29. Kalkınma plan ve programları ile önemli projelerin teklif yazıları,
30. Birimlere ve kişilere sorumluluk yükleyen ve emir niteliğindeki yazılar ile önemli emir, talimat ve isteklerin ilgili birimlere havalesi,
31. Seçim ile ilgili yazışmalar,
32. Polis ve Jandarma sorumluluk bölgesinde ikamet eden vatandaşların talepleri halinde 6136 sayılı Ateşli Silahlar ve Bıçaklar ile Diğer Aletler Hakkındaki Kanunun uygulanmasına dair bakanlar kurulunun 91/1779 karar sayılı Ateşli Silahlar ve Bıçaklar ile Diğer Aletler Hakkında Yönetmelik hükümleri doğrultusunda her türlü iş ve işlemlerin yapılması,
33. İçişleri Bakanlığı ile Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumu arasında imzalanan 25/11/2013 tarihli Satış Belgesi İşlemlerinin Yürütülmesine İlişkin İşbirliği Protokolü kapsamında ilgili birimce düzenlenecek belgelerin imzalanması,
34. Özlük dosyaları ilçede tutulan personellerin dosya isteme ve gönderme yazıları,
35. Tapu Kanununa göre yapılan yazışmalar,
36. 5253 Sayılı Dernekler Kanunu uyarınca verilmesi gereken idari yaptırım kararlarının imzalanması,
37. Bölge kuruluşları ile yapılan önemli yazışmalar,
38. Başarı Belgesi, Üstün Başarı Belgesi, Ödül ve Disiplin cezası verme ile ilgili yazılar,
39. Kaymakamlık genel iş yürütümünü ilgilendiren her türlü yazılar,
40. Kaymakam adına gelen yazılara verilecek cevabi nitelikteki yazılar,
41. Kaymakamın bizzat imzalamayı uygun gördüğü diğer yazılar.

B.  KAYMAKAMIN ONAYLAYACAĞI YAZILAR

1.   Birim Amirlerinin her türlü izin onayları, tüm personele verilecek mazeret ve sağlık izin onayları ile sağlık izinlerinin ilçe dışında geçirilmesi onayları,

2.  Birim amirlerine vekâlet edeceklerin onayları,

3.  Kurum içi personelin kurumu içerisinde kendi görev alanı içine giren değişiklik onayları ve iş bölümü onayları, (kurum içinde görev alanı harici başka bir iş ve işlem için personel görevlendirmesi yapılmayacaktır. Örneğin; İdari hizmetlerde çalışan memurun şoför olarak görevlendirilmesi gibi. Varsa yapılan görevlendirme gecikme olmaksızın iptali sağlanacaktır.)

4. İlçede boş norm kadrolara veya herhangi bir nedenle fiili boşalan kadrolara ücretli öğretmen görevlendirme onayları,

5. İlçelerde öğretmen açığı bulunan okullarla ilgili mevzuat çerçevesinde norm kadro fazlası   konumunda bulunan öğretmenler ile ilçe emrine atanan kadrolu öğretmenlerin boş geçen dersleri doldurmak ve yasal ders saatlerini tamamlamak üzere okullara görevlendirmeleri ile ek ders ücreti karşılığı öğretmen görevlendirilmesine ilişkin onaylar,

 6. Açma yetkisi Valiliğe ait olan okul/kurumların geçici tahsis ve nakil onayları,

7. Milli Eğitim Müdürlüğüne bağlı resmi/özel/örgün ve yaygın eğitim kurumlarının sosyal etkinlik çalışmaları kapsamında yapılacak İl içi ve İl dışı gezi onayları ile bu gezilere katılacak yönetici, öğretmen ve öğrencilerin görevli izinli sayılmalarına ilişkin onaylar,

8. Özlük dosyaları ilçede tutulan personelin her türlü aylıksız izin onayları ile özlük dosyaları ilçede tutulmayan personele verilmesi zorunlu olan aylıksız izin onayları,

9. İlçe  dışı taşıt ve personel görevlendirme onayları en az iki gün önceden onaya sunulacaktır. Acil durum halinde gecikmeye mahal vermeksizin onaya sunulacaktır. (onay gerekçesini içeren yazı ek olarak konulacak)

10. Personelin kongre, seminer v.b. faaliyetlere katılmalarına ilişkin il içi ve il dışı onaylar,

11. Hizmet içi eğitim programlarına katılacak personel ile eğitim görevlisi görevlendirme onayları,

12. İlçe birimlerinde çalışan personelin ilçedeki kurum ve kuruluşlarda bir yıla kadar geçici görevlendirme onayları,

13. Özlük dosyaları ilçe birimlerinde bulunan personelin derece yükselmesine ait onaylar,

 14. İlçede Hizmet içi eğitim programlarına katılacak personel ile eğitim görevlisi görevlendirme yazıları,

15. Kamu görevlilerinin görevden uzaklaştırma ve iade onayları,

16. Her türlü inceleme ve soruşturmaya ait onaylar,

17. Kamulaştırma ile ilgili onaylar,

18. Gayrimenkul kiralanmasına ilişkin onaylar,

19. 3091 Sayılı Kanun uygulaması ile ilgili tüm onaylar,

20. 4483 Sayılı Yasa hükümleri ve/veya disiplin hükümlerine göre inceleme, soruşturma açma ve ön incelemeci görevlendirilmesine ilişkin her türlü onaylar,

21.  Kamu konutlarını yasa dışı işgal edenlerle ilgili zorla boşaltma kararlarına ilişkin onaylar,

22. İdari Para Cezaları kararları ile ilgili onaylar,

23. Personelin atama, yer değiştirme, asalet tasdiki, istifa, çekilmiş sayılma ve emeklilik onayı ile askere gidiş ve asker dönüşü göreve iade onayları,

24.  Kanun, Tüzük ve Yönetmeliklerin bizzat Kaymakam tarafından imzalanmasını emrettiği (işlemler, kararlar, öneriler vb.) diğer onaylar.

C. İLÇE İDARE ŞUBE BAŞKANLARI VE İLÇE MÜDÜRLERİNİN YÜRÜTECEKLERİ   İŞ VE İŞLEMLER İLE İMZALAYACAĞI YAZILAR

1. 1. Vatandaşlar tarafından verilen ihbar, şikâyet ve uygulamalara ilişkin değişiklik taleplerini içeren dilekçeler hariç tutulmak üzere, kurumlarıyla ilgili önem ve özellik arz etmeyen dilekçelerin kabulü ve havalesi,
   2. Kaymakamın onayından geçmiş işlem ve kararların alt birimlere ve muhatabına gönderilmesi veya tebliğine ilişkin yazıların yazılması,
   3. İlçe Müdürlükleri (birim amirleri) arasında emir niteliği taşımayan, bilgi alıp vermeyi öngören yazılar,
   4. Bir işlemin veya dosyanın tamamlanması veya sonlandırılması için belge veya bilgi istenmesi yazıları,
   5. Personel derece-kademe terfi onaylarının ilgililere duyurulmasına ilişkin yazılar,
   6. Yanlış gelen yazıların iadesine ilişkin yazılar,
   7. Bir dosyanın tamamlanması veya bir işlemin sonuçlandırılması için belge ya da bilgi istenmesine ilişkin yazılar,
   8. Birim amirlerinin bulundukları birimde çalışan personelin her türlü izne ayrılış ve izin dönüşü göreve başlayış yazıları,
   9. Kurum faaliyetlerine ilişkin ilanlar,
   10. İhale iş ve işlemleriyle ilgili ilanlar,
   11. Kaymakam onayından geçmiş veya onayına sunulacak yazılarla ilgili bilgi toplamayı içeren ve karar    gerektirmeyen konulara ilişkin resmi yazılar,
   12. Mevzuat ve bu yönerge gereği Kaymakam tarafından imzalanması gerekmeyen yazıların imzalanması,
   13.  Sendika üyeliğine giriş-çıkış yazıları, istatistiki ve mali bilgi vermeyi içermeyen konularda sendikalarla ilgili yazışmalar,
   14. İlçe içi taşıt ve personel görevlendirmeleri.

D. ORTAK HÜKÜMLERDE BELİRTİLEN YETKİLERİN YANI SIRA, YETKİ DEVRİ   YAPILAN DAİRE AMİRLERİ VE DEVREDİLEN YETKİLER

   a. Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürü Tarafından İmzalanacak Yazılar

1. Kaymakamlığa gelen “gizli”, “çok gizli”, “kişiye özel” ve “isme hitaben” yazılar ile şifreler dışındaki bütün yazılar Yazı İşleri Müdürü tarafından açılır. Gideceği birime kaydı yapılan evraklardan Kaymakam tarafından görülmesi gerekenler ayrıldıktan sonra, önem arz etmeyen ve sistem üzerinden havale onayına gönderilen evrakların onaylama işlemi Yazı İşleri Müdürünce gerçekleştirilir.
2. Kaymakam tarafından görülmesine gerek olmayan rutin işlerle ilgili Kamu Kurum ve Kuruluşlardan gelen yürütme konusu olmayan resmi yazılar ile vatandaşlardan gelen aynı nitelikteki dilekçelerin havalesi,
3. Muhtar ve azaların tatbiki imza ve mühürlerinin tasdik işlemleri,
4. Kaymakam adına köy ve mahalle muhtarlarının izin yazıları ve görev belgeleri,
5. Yurtdışı bakım belgeleri tasdik işlemlerinin yapılması,
6. Kaymakamın herhangi bir şekilde İlçede bulunmadığı durumlarda çok acil yazıların gelmesi halinde gecikmeye sebebiyet vermemek için durum Kaymakama bildirilir ve İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından Kaymakam Yerine imza atılarak derhal ilgili daireye intikal ettirilir. Gereğinin ifası gecikmeden sağlanır ve konu en kısa yoldan Kaymakama sunulur,
7. .Kaymakam adına 3091 sayılı Kanun’un uygulamasıyla ilgili her türlü yazışmalar,
8. Valilikten gelen genelge ve yazıların Kaymakamın havalesinden sonra yerel birimlere   duyurulması,
9. Mahalli idarelerin seçilmiş organlarında görev alanlara görevleri ile ilgili belge verilmesi
10. Kaymakamlık evrak bürosuna ilçe kamu kurum ve kuruluşları veya şahıslardan gelen, içeriği  itibariyle Mülki Amirin bilmesini gerektirmeyen, ihbar ve şikâyet niteliği taşımayan, Kaymakamın havalesini gerektirmeyen tüm evrak ve dilekçelerin herhangi bir kayıt düşmeksizin (gelen evrak numarası verilmeksizin) ilgili birimlere havalesi işlemleri,
11. Kaymakamlık birimlerindeki personelin başarı belgesiyle taltifine ilişkin Kaymakamlık  Makamının onayına sunulacak teklif yazıları ve “Görev Belgesi” düzenleme işlemleri,
12. 18 Eylül 1984 tarihli ve 18517 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi” gereğince Apostil Tasdik Şerhi işlemlerinin yapılması,
13. 4483 sayılı Kanun gereğince Kaymakam tarafından verilen “Soruşturma İzni Verilmesi” ve “Soruşturma İzni Verilmemesi” kararlarının ilgili makam ve kişilere (üst yazıların imza edilmesi dışındaki) tebliğ ve tebellüğ işlemleri ile diğer tebligat işlemleri
14. Askerlik Şubesinden gelen yoklama kaçağı, firar, bakayaların yakalanması ve düşümlerine ilişkin yazıların havalesi,
15. İnternet Cafe ile ilgili onaylar dışındaki yazışmalara ilişkin yazılar.

b. İlçe Jandarma Komutanı Tarafından İmzalanacak Yazılar

1. Av tezkerelerine ilişkin dilekçe havaleleri ve hazırlık işlemleri,

2. Köylerde Düğün müsaadeleri, eğlence tertibi ve dini merasime ilişkin dilekçelerin doğrudan

                    kabulü ve havalesi.

     3. Karakol Komutanları haricindeki personelin kamu hizmetlerini aksatmayacak şekilde planlı     

                    yıllık izin işlemleri.

  c. İlçe Emniyet Amiri Tarafından İmzalanacak Yazılar

                 1. Av tezkerelerine ilişkin dilekçe havaleleri ve hazırlık işlemleri,

                 2. Belediye sınırları içerisinde düğün müsaadeleri, eğlence tertibi ve dini merasime ilişkin

                     dilekçelerin doğrudan kabulü ve havalesi,

                 3. Haftalık spor müsabakaları olması halinde güvenlik tedbirleri yazışmaları.

                 4. Personelin  yıllık izin işlemleri

  d. İlçe Milli Eğitim Müdürü Tarafından İmzalanacak Yazılar

1. İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne bağlı okullardaki öğrencilerle ilgili istatistiklere ait yazışmalar,
2. İlçemizdeki eğitim-öğretim hizmetleri kapsamındaki mesleki ve rehberlik çalışmaları ile ilgili yazışmalar,
3. Devlet Parasız Yatılı Bursluluk Sınavları ile ilgili yazışmalar,
4. Kendi muadil ve astlarına hitaben yazılan öğrenci nakilleri, devamsız öğrenciler vb. öğrenci işleri ile ilgili yazışmalar.
5. Halk Eğitim Merkezi Müdürlüğünün bilgilendirme ve istatistiklerine ait yazılar,
6. Okul ve kurumlardan sportif aktivitelere katılacak öğrenci ve öğretmenlerin görevlendirme onayları ve ilgili birimlere yazılan yazılar,
7. Okulların il içi gezi plan ve onayları, (Makama önceden verilecek, araç ve personel görevlendirme onayları Kaymakamlık Makamına sunulacaktır),
8. Okul Müdürleri, müdür yardımcıları ve milli eğitim personelinin yıllık izin işlemleri.

   e. İlçe Entegre Devlet Hastanesi Baş Hekimi Tarafından İmzalanacak Yazılar

1. 2872 sayılı Çevre Kanunu ve ilgili yönetmeliklere göre çevre birimi tarafından hazırlanarak Kaymakamın onayına sunulacak teklif yazılarının imzalanması,
2. Şikâyet, suç veya ihbar içermemesi kaydıyla çevre sağlığı ile ilgili başvuruların cevabi yazılarının imzalanması,
3. Kaymakam tarafından görülmesine gerek olmayan kurumlarla yapılan rutin yazışmalar.

                     f. İlçe Malmüdürü Tarafından İmzalanacak Yazılar

1. Haciz Varakaları Tasdik Yetkisi,
2. Cumhuriyet Başsavcılıkları ile vergi ve harç tahsiline yönelik yapılan yazılar (iaşe bedeli, adli para cezaları, yargı harçları vs.),
3. Artvin Defterdarlığı ile doğrudan yapılan vergisel ve diğer konularda bilgi-istatistik amaçlı yazılar (malvarlığı araştırması, haciz, vergi inceleme raporu vs.)
4. Maliye Bakanlığı tarafından çıkartılan yönetmelik, genel tebliğ ve genelgelere göre malmüdürü tarafından imzalanması ve onaylanması gereken iş ve işlemler,
5. Devletin hüküm ve tasarrufu altında veya Hazinenin özel mülkiyetindeki taşınır ve taşınmaz mallarla ilgili bilgi ve belgelerin kamu kurum ve kuruluşları ile ilgili odalardan istenilmesine ilişkin yazılar,
6. Kaymakam tarafından görülmesine gerek olmayan kurumlarla yapılan rutin yazışmalar.

6. Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfı Müdürü Tarafından İmzalanacak Yazılar

1. Mütevelli Heyet Kararları suretlerinin tasdiki.
2. İlçe içi araç ve şoför görevlendirilmesi

7. İlçe Nüfus Müdürü Tarafından İmzalanacak Yazılar

1. Kamu kurum ve kuruluşlarından gelen nüfus kayıt örnekleri bildirim yazıları,
2. Adli kurum ve diğer resmi kurumların adres bilgileri talep yazıları,
3. Pasaport ve sürücü belgesi, kimlik kartı iş ve işlem belgeleri,
4. Evlenme, doğum ve ölüm belgesi v.b. iş ve işlemleri ile ilgili belgeler.

11. İÇ YÖNERGE

1. İlçe İdare Şube Başkanlıkları bir ay içerisinde bu Yönerge doğrultusunda "İç Yönerge" hazırlarlar veya mevcut iç yönergelerini, bu Yönergeye uygun hale getirirler. Çelişen durumlarda Kaymakamlık İmza Yetkileri Yönergesi uygulanır.
2. İlçe İdare Şube Başkanları astlarına devredecekleri yetkilerini İç Yönerge ile belirler ve İç Yönergeleri Kaymakam tarafından onaylanarak yürürlüğe girer. Bir örneği Kaymakamlık İlçe Yazı İşleri Müdürlüğüne gönderilir.

12. UYGULAMAYA İLİŞKİN DİĞER HÜKÜMLER

1. İmza yetkisinin devrinde Kaymakamlık Makamının her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. Kaymakam gerek gördüğünde devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir.
2. İlçede kuruluşu bulunmayan kamu kurum ve kuruluşlarına ait görevler Kaymakamın takdirine göre konuya en yakın Daire Amiri tarafından yürütülecektir.
3. Daire Amirleri mevzuata uygun olarak hazırlayacakları iş ve görev bölümünü gösterir yönergelerini hazırlayarak Makam Onayından sonra birimlerinde uygulamaya koyacaklardır.
4. Belediye Başkanlığı 5393 sayılı Belediye Kanununun 78. maddesi uyarınca kamu kurum ve kuruluşlarıyla doğrudan yazışabileceklerdir. Ancak konu ile ilgili İçişleri Bakanlığı ile Artvin Valiliğinin emir ve direktiflerine uyacaklardır.
5. Kaymakamlık Sekreteri ve Koruma Memurları ile şoför doğrudan Kaymakama bağlıdır.
6. Yönergede hüküm bulunmayan veya tereddüt edilen durumlarda Kaymakam emrine göre hareket edilir.

13. YÜRÜTME ve SORUMLULUK

1. Bu Yönerge hükümlerini Ardanuç Kaymakamı yürütür.
2. Bu Yönerge hükümlerine titizlikle uyularak herhangi bir aksaklık ve aykırılığa meydan verilmemesinden ve yönergenin yürütülmesinden bütün birim amirleri Kaymakama ve her derecedeki amir ve memurlar hiyerarşik olarak üstlerine karşı sorumludurlar.
3. Bu yönergenin yürürlüğe giriş tarihinden itibaren; 07/05/2024 tarihli İmza Yetkileri Yönergesi ile çeşitli kurumlarca muhtelif tarihlerde Ardanuç Kaymakamlığından alınmış olan imza yetkilerinin devrine dair tüm onaylar ve görevlendirmeler yürürlükten kaldırılmıştır.
4. Kurumlarca; bu Yönerge yeteri kadar çoğaltılmak suretiyle dağıtılacak ve personel bu konuda eğitilecektir.
5. Bu yönerge 25/07/2024 tarihinden itibaren yürürlüğe girer.

                                                                                                                       Alparslan SÖZEN

                                                                                                                             Kaymakam